Come richiedere un preventivo: emissione del documento

Come avviene per le ditte e le gradi aziende, anche per i privati, quando bisogna comprare qualche prodotto, la prima cosa da fare è richiedere l’emissione di un preventivo. L’emissione di questo documento è molto importante visto che attesta ufficialmente cosa si sta comprando, i servizi che vengo svolti dalla compagnia incaricata, i costi dei prodotti comprati e le spese di pagamento per la manodopera svolta.

In linea di massima quando si richiede un preventivo (online, via posta, via fax o cartaceo in mano) lo si fa per avere un costo totale delle spese che si devono o si hanno sostenuto per eseguire i lavori o appunto acquistare la merce in questione. Ecco perché oggi in questa guida cercheremo di capire come richiedere un emissione di preventivo in modo facile e veloce.

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Quando si richiede l’emissione di un preventivo?

L’emissione del preventivo viene fatta principalmente quando ci si trova dinanzi ad una spesa elevata. Questa spesa e come già indicato, tutti i prodotti comprati, vengono segnati nel documento che indica al richiedente il costo totale della sua spesa. Al contempo il preventivo serve anche per effettuare confronti tra imprese e ditte, in questo modo si potrà decidere se comprare i prodotti dalla ditta A, invece che dalla ditta B.

Di solito quanto si deve richiedere un preventivo e quindi l’emissione veloce della relativa documentazione:

• Una grande compagnia si affida all'ufficio acquisti (in questo caso ci sono migliaia di richieste al giorno e per questo la compagnia necessita di un ufficio con tanti dipendenti a carico)

• Una media azienda si affida all'amministrazione (in questo caso le richieste sono tante, ma essendo di media organizzazione, il lavoro da svolgere non è eccessivamente elevato)

• Una piccola ditta di affida all'ufficio familiare (in questo caso le richieste sono di circa 10/20 al giorno e quindi un ufficio composta da due segretarie e più che sufficiente)

Cosa scrivere sul documento durante un emissione di preventivo

Ciò che bisogna fare inizialmente quando si effettua una richiesta di preventivo è quella di procurarsi un foglio di carta intestato, che indica all'interno i riferimenti corretti della ditta emittente. La stessa cosa può essere svolta anche al PC, basta avere un foglio precompilato in formato word (.doc) con i dati dell’azienda, dove come oggetto ci sia indicato espressamente: "richiesta di preventivo".

Una volta indicati tutti i dati (partita Iva, capitale sociale, dati impresario, ditta, numero di telefono, fax e così via dicendo…) bisogna fare una presentazione, spiegando alla compagnia fornitrice di cosa abbiamo bisogno e di quanta merce necessitiamo. Eseguito anche questo passaggio si dovrà creare una lista completa (marca dell’oggetto e quantità), indicando in un elenco tutte le merci che servono per il lavoro da svolgere.

Esempi classici da utilizzare =>    Esempio preventivo in PDF    -    Esempio preventivo in Word

Come nota si può aggiungere la richiesta di uno sconto per l’elevata richiesta di prodotti che si acquisteranno presso di loro. Quindi si potrebbe chiedere di essere convenienti e concorrenziali rispetto ad altri fornitori, visto che poi si proporrà la richiesta di preventivo anche ad altre compagnie per scegliere la migliore. Nella documentazione, prima di porre la firma, sarebbe opportuno anche indicare la forma di pagamento che si desidera utilizzare per saldare il conto finale.

In questo caso le forme di pagamento utilizzabili sono: Paypal, bonifico bancario, assegno circolare, Riba, contanti o qualsiasi altra tipologia accettata dall'azienda fornitrice. A conclusione del preventivo, per educazione è consigliabile aggiungere: il nome e cognome del titolare, la data del giorno della richiesta, il timbro della ditta, la firma del richiedente e soprattutto distinti saluti.

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Conclusioni sull'emissione e richiesta dei preventivi: L’era dell’online

Come ben sappiamo e come abbiamo già indicato, prima tutto si svolgeva in ufficio o a casa tramite fogli cartacei, dove il massimo della comodità era il fax. Adesso viviamo in un era dove internet fa da padrone e quindi richiedere preventivi online è molto più comodo e veloce. Adesso tutto si svolge sul web con invio e richieste di preventivi tramite email; tutto viene gestito mediante posta elettronica, dove la risposta per ogni singola informazione è pressoché immediata.

Oltre a questo la cosa importante è appunto la gestione, che consente al richiedente di avere sempre sotto mano un archivio completo di tutte le richieste di preventivo fatte e per questo quando si vuole effettuare un confronto tra prezzi l’unica cosa da fare è aprire un file (documento elettronico) e non più spulciare tra vecchi fogli cartacei.

Adesso non appena si riceve il preventivo, gli si da una semplice lettura e se idoneo agli standard dell’azienda lo si rispedisce al mittente con tanto di ordine confermato! Ora per richiedere un preventivo e la sua emissione basa un semplice click e il tutto con risposta immediata!